法人・商業登記のオンライン申請時における留意事項

2021年7月12日(月)、「NINJA SIGN by freee」にて電子署名機能を使用した際に発行されるサイバートラスト株式会社の電子証明書が、法務省の商業・法人登記のオンライン申請時に必要となる電子証明書の指定リストに追加されました。
この認定により、商業登記における取締役議事録や契約書においても「NINJA SIGN by freee」で電子署名を付与したPDFファイルを用いて、申請いただくことが可能になりました。
こちらでは「NINJA SIGN by freee」の電子署名機能を使用した契約書や議事録を法人・商業登記のオンライン申請時に提出する場合の留意事項等をご案内いたします。

商業・法人登記のオンライン申請とは

商業・法人登記とは、株式会社や一般財団法人など法人格を有する団体に対し、法人名称や役員氏名、所在地等を一般に公示する制度です。登記は民法や商法、一般法人法などによって規定されており、設立時の申請のみならず、登記事項に変更が発生した場合も申請することが義務付けられています。

 登記の申請方法には書面申請とオンライン申請の2つがあり、オンライン申請時には法務省が指定する申請用総合ソフトを使用し、かつ送信されたデータが改ざんされていないことを証明するために、法務省が指定する電子証明書サービスの利用が必要とされています。

商業登記のオンライン申請時に必要なもの

1.「NINJA SIGN by freee」にて電子署名機能を使用し、締結完了したPDF
今回の認定においては「NINJA SIGN by freeeにて電子署名機能を使用した際に発行されるサイバートラスト株式会社の電子証明書」が認定を受けているため、電子サインタイプで締結した契約書や議事録を商業登記のオンライン申請でご利用いただくことは出来かねます。
電子署名機能を使用し、かつ相手方の署名・合意が完了した「電子署名が付与されている」PDFをご用意ください。

2.商業登記電子証明書
「商業登記に基づく電子認証制度」と呼ばれる、法務省管轄の法務局が電子認証局として、会社・法人の代表者等に対しての事項を証明する制度により発行される「商業登記電子証明書」と呼ばれるものがございます。
法務局のみが発行可能な商業登記電子証明書は、従来の会社代表印(法人実印)によって証明されていた事項をオンライン申請時も証明するものであり、商業登記のオンライン申請では必ず必要なものです。

▼取得方法はこちら(法務局のページに遷移いたします)http://www.moj.go.jp/MINJI/minji06_00028.html#03

3.申請用総合ソフト
申請用総合ソフトとは、法務省が指定するソフトウェアであり、申請書の作成や電子署名を実施する際に使用するソフトウェアです。
「NINJA SIGN by freee」で電子署名を実施した当事者に、代表取締役(法務局印鑑提出者)が含まれる場合、申請用総合ソフトを使用し、「NINJA SIGN by freee」にて締結が完了したPDFファイルに上書きする形で、商業登記電子証明書による電子署名を付与する必要がございます。
※他取締役等出席者の方の電子証明書取得ならびに追加付与は不要です。

▼申請用総合ソフトについてはこちら(法務局のページに遷移いたします)
・ダウンロード方法
https://www.touki-kyoutaku-online.moj.go.jp/download_soft.html#SogoSoft
・利用方法
https://www.touki-kyoutaku-online.moj.go.jp/download_manual.html#Soft

※申請種類によって必要書類の種類が異なる場合がございますので、
申請時は管轄の法務局に確認くださいますようお願い申し上げます。

商業登記における取締役議事録や契約書にご活用できるようになりましたので、是非ご活用ください。