地方の企業にこそNINJA SIGNを!
業務のDX化を目指す担当者の熱い思いとは

株式会社トムス

お話しを伺った方
ご所属部署:攻めのバックオフィス
お名前:伊東 様

株式会社トムス https://www.e-toms.com/
クラウドラボ https://www.e-toms.com/cloud-lab
株式会社トムス 攻めのバックオフィスコラム  https://www.e-toms.com/cloud-lab/diary/

株式会社トムス
静岡県のメディア企業である静岡新聞・静岡放送(SBS)のグループ企業であり、静岡市にオフィスを構え、マーケティング事業を主事業とするトムス。本日は、「攻めのバックオフィス」として総務や広報に携わる伊東様から、NINJA SIGN導入による業務効率化や、特に地方の企業がNINJA SIGNを導入する意義についてお話をお伺いしました。
課題
  • 証跡の残らない取引・契約の多さ
  • 契約業務にかかる時間的ロス
効果
  • 締結数の多い同意書に関して、ほぼ電子化を達成
  • 1通あたり30分以上かかっていた契約業務が、5~10分に短縮

事業内容について

弊社はマーケティングリサーチ、Webマーケティング、コミュニケーションマーケティングを主事業としつつ、企業の業務改善、業務効率化、働き方改革、DX化を推進する「クラウドラボ」を運営しています。

電子契約サービス導入のキッカケ

広告業界だと特に、取引先と契約書や同意書といった書面を残さず、信用に基づいて取引をすることが多く、これでは経営を安定化するうえで問題があると感じておりました。そこで、より迅速に契約を締結し確実に証跡を残せるよう、電子契約サービスの導入を検討していました。電子契約サービスを探している過程で、グループ会社の静岡新聞社の方からNINJA SIGNを紹介をしてもらいました。

煩雑な契約業務にかかる時間を3分の1未満に短縮

従来の紙の契約書ですと、印刷・押印・製本・郵送のプロセスに1通あたり30分以上は時間がかかっていたように思います。NINJA SIGNを導入してから、契約締結までの工程が5分~10分でできるようになったので、大幅な業務効率化に繋がったことを実感しています。また、電子契約ですと、印紙代や郵送費がかからないのでコストカットの意味でもメリットを感じています。

NINJA SIGN導入の決め手

NINJA SIGNにはタイムスタンプ機能がついており、法的効力がきちんと担保されているので安心して利用できると感じました。そして、運営企業のサイトビジットの代表が弁護士である点も、サービスに対する信頼につながりました。また、NINJA SIGNは他サービスと比べて非常にリーズナブルな価格設定ですので、従業員数の少ない会社や契約書の締結数が多くない会社でも導入しやすいと思います。

地方の企業こそNINJA SIGNを導入すべき!

弊社は静岡市にございまして、都心と比べるとまだまだITのツールを使った業務の効率化が進んでおらず、古い体制の企業が多いように思います。そうすると、長く勤めている方が少人数で業務を支える形になり、どうしても業務が属人化しているケースが多く見受けられます。そこでNINJA SIGNのようなツールを使って、誰でもどこでも総務の業務ができるよう、地方の企業こそ業務を標準化していく必要があると感じています。弊社は、業務のDX化を通して地方の企業でもこれだけ業務の効率化を実現しているんだということを発信し、地方の「攻めのバックオフィス」のロールモデルになるべく、日々の業務の改善を行っています。

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