毎月50～60件の契約書を電子化へ！
5，6社比較して感じたNINJA SIGNの魅力とは

弊社はドラッグストア事業をはじめとして、道内約700店舗と提携した北海道共通ポイントカードのEZOCAの運営やエネルギー事業など、北海道を中心に様々な事業を展開しています。

コロナ禍になり、社内でもテレワークを推進する方針になりましたが、法務の場合は最低でも週1日は押印のためどうしても出社する必要がありました。以前からリーガルテックのサービスに関心があったこともあり、2020年5月辺りから電子契約サービスの導入を本格的に検討するようになりました。5，6社の電子契約サービスを比較しており、NINJA SIGNはその中の1社でした。

5，6社のサービスを比較する中で、NINJA SIGNは画面設計が分かりやすく、使いやすいと思いました。電子契約を初めて導入するので、直感的に操作できるのは安心感につながりました。また、他のサービスは契約書の締結数に応じて月額費用に加えて、従量課金で費用が発生することが多い中、NINJA SIGNは月額費用のみで使い放題でしたので価格面でも安心して利用できると感じました。

様々な部署から製本済みの契約書が法務に渡され、内容確認後に法務で押印し郵送するまでには少なくとも2～3日かかっていました。弊社の場合、月に50～60件、多い時には100件程の契約書を締結しますので、法務チームにとって契約締結時の作業と契約管理は、それなりに大きな負担になっていました。 NINJA SIGNを使うことで、印刷・製本・押印・郵送の作業はなくなりますし、複数の部署で情報を共有することも、法務チームで契約書を一元管理することも簡単にできるようになりました。その結果、2～3日かかっていたプロセスは最短で3分ほどで済みますし、今まで紙で締結していた契約書のほとんどは電子化できると感じています。

テレワーク推進の必要もあり、電子契約の導入は社内でも前向きに捉えられていました。ただ、契約書の電子化は多くの部署に影響があることでもありますので、まずは1つの部署からNINJA SIGNの利用を始めました。今後の運用を考えつつ、徐々に全社に広げていければと思っています。

日本では実際まだまだハンコが使われていますが、一方でテクノロジーの発展やコロナの蔓延など、様々な社会の変化に企業は柔軟に対応していく必要があります。電子契約の導入により業務を効率化できる部分は積極的に取り入れつつハンコ文化は尊重するといった、電子契約とハンコ文化の共存は十分に可能ではないかと思います。