大量の契約書を本社で一括管理
NINJA SIGNを使って契約業務はどう変わったのか

綜合キャリアグループ
株式会社バイトレ

お話しを伺った方
ゼネラルマネージャー
森山 様

株式会社バイトレ
人材派遣・人材紹介・人材コンサルティング・障がい者雇用支援をサービスとして提供する綜合キャリアグループに属し、短期・単発雇用の人材派遣業を営むバイトレ。派遣先企業や派遣スタッフとの契約書が日々数多く交わされている中で、どのようにNINJA SIGNを活用頂いて効率化を達成なさっているのかについて、森山様にお話をお伺いしました。
課題
  • プレハブ一棟分にもなる保管書類の多さ
  •  未返却の契約書を管理する手間
効果
  • NINJA SIGNで締結した契約書は、すべてクラウド管理
  •  未返却の契約書を半分に削減

電子契約サービス導入のキッカケ

人材派遣業では、派遣先との労働者派遣基本契約書や、派遣社員との承諾書など様々な種類の書類を日々数多く扱っています。これまでは、派遣先企業や派遣社員に対して捺印済みの書類を持参もしくは郵送しており、契約締結業務にかかる手間とコストが大きいと感じていました。また、書類の数が多いため書類の管理コストが大きく、締結が未完のままになっている契約書の多さが問題となっていました。さらに、行政調査の際には紙で締結した原本を提出する必要があるため、紙の原本を保管するためにプレハブ一棟分くらいのスペースを確保せねばならず、効率化したいと思っていました。

試しやすい価格設定

NINJA SIGNは他の電子契約サービスと比べて、導入しやすい価格設定でした。特に弊社のように毎月取り交わす契約書の多い企業の場合は、契約書1通あたり200円といった従量課金が前提のサービスだと毎月の支払額が高額になってしまいます。NINJA SIGNはどれだけ送っても毎月の固定額のみで利用できますので、費用面で安心して使い続けることができます。

締結未完の契約書が半分に削減

NINJA SIGNを使うと、各契約書について締結が完了しているのか、お取引先の返送を待っている状態なのか、ドラフトを作成中なのかといったステータスを一目で把握することができます。このステータス管理の機能を活用することで、タイムリーにリマインドをすることができるようになりました。その結果、締結が完了していない契約書を従来の半分に減らすことができました。加えて、NINJA SIGNであれば契約書の保管は全てクラウド上に行いますので、保管のために場所を用意する必要がなくなり、保管・管理が非常にスムーズになったと実感しています。

契約業務にかかる営業の手間を削減

これまでは、本社で契約書のひな型をチェックし、送付は各店の営業に任せていました。NINJA SIGN導入後は送付まで本社で一括して簡単に行えますので、営業の手を煩わせることなく契約業務を進められるようになりました。営業が売り上げを立てることになるべく集中できるような環境をこれからも作っていければと考えています。

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イメージ:NINJA SIGNのインターフェース

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