導入3か月で7割の契約書を電子化へ
全研本社がNINJA SIGNを選んだ理由とは

全研本社株式会社

お話しを伺った方
経営企画部
前田 様
全研本社株式会社
WEBマーケティング・コンサルティングサービスを主軸としたIT事業と、語学事業を展開する全研本社株式会社。経営企画部にご所属の前田様に、NINJA SIGNを選んだ理由や導入までの経緯についてお話をお伺いしました。
課題
  • 紙による契約書の管理の煩雑さ
  • 契約締結までのリードタイムの長さ
効果
  • 契約書のスキャン作業なく、データで即時に管理
  • 契約書の送信から数時間で締結完了

事業内容について

IT事業では、WEBマーケティング・コンサルティングサービスを主軸として提供しています。
クライアントのサービス・商品を市場の中で如何に際立たせていくか、WEBサイトを訪れたユーザーにどのように訴求していくかの戦略提案をして、それら戦略に基づき弊社でポジショニングメディアと呼ぶWEBサイトを構築してクライアントの集客を支援しております。

語学事業においては、企業、官公庁、高校・大学などに語学研修を提供したり、英会話スクール・日本語学校の運営、海外大学への留学支援を行っています。

また、ITや語学に強みを持つ弊社がインド・ベンガルールにあるトップクラスの工科大学と提携をして、インドの工科大学に在籍する優秀な学生をITエンジニアとして日本の企業様にご紹介する人材紹介サービスも提供しております。

電子契約サービス導入のキッカケ

コロナ禍において、各お取引先から電子契約による締結を打診される場面も多くなっており、また政府による脱ハンコの推進ということもあり、社会状況として電子契約移行の流れは徐々に大きくなっていたものと認識しています。弊社としてもデジタルトランスフォーメーションを推進して、様々なコスト削減や社会状況に順応していく体制を構築する必要性を感じておりました。

安心のサポート体制

まず、サポート体制が安心できるなということを最初にご紹介いただいたときに感じ、またその後の関係から現在に至るまで実感しております。弊社のニーズや懸念点を的確に捉えていただき、特に懸念点の解消に積極的にご尽力いただけることに、とても安心感を抱きます。導入前には、弊社システム部門からの懸念事項などもお伝えしたのですが、NINJA SIGNの現状について誠実にお答えいただき、安心したのを覚えています。

充実した機能と、高いコストパフォーマンス

電子契約システムの導入に際して多くの事業者様において検討されることかと思いますが、契約書という機密文書を扱うことから、データを格納するフォルダの閲覧権限の設定や内部統制のための承認権限設定などの機能についてどれぐらい充実しているのかは大きな注目ポイントになります。

これらの機能は重要度が高い機能でありながら、他の電子契約サービスだと有料のオプションとして提供している場合がほとんどで、オプションを追加した結果、費用が高額になることが多々ありました。NINJA SIGNはこれらの機能を標準で備えており、高いコストパフォーマンスでご提供いただいていると感じました。

数日かかっていた契約締結を数時間で完結

契約の発送(発信)から締結までのリードタイムが大幅に削減されました。特に、契約書の往復は通常3~4日ほどかかりますが、これがNINJA SIGNでの送信から数時間以内に完了するなど大幅に短縮されたメリットは大きく、事業部が急いで締結を進めたい案件でも対応ができるようになったのは非常に大きなメリットです。

また、従来は紙で締結した契約書をスキャンして、PDF化したデータを保管しておりましたが、スキャン作業も不要となり、管理も楽になった点が大きいです。

導入3か月で7割近くの契約書を電子化

弊社はITと語学事業を軸として様々な取引を行っており、いきなり全社に導入することはハードルが高いと感じたため、まずは特定の事業部における契約書のみを対象としてスタートをしました。NINJA SIGNのご担当者に都度ご相談をさせていただき、社内説明用の資料をいただいたりしながら導入を推進してきました。

今では全社においてNINJA SIGNの認知が進み、IT事業の導入率が高く(導入から3ヶ月目からは7割近くの契約書が電子化)、語学事業のうちスクール事業においてはほぼ完全に電子契約による締結になりました。これからも着々と契約書の電子化を進めていこうと考えております。

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イメージ:NINJA SIGNのインターフェース

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