ベトナム進出企業を支援するI-GLOCALは
電子契約を活用しDX化を強力に推進

株式会社I-GLOCAL

お話しを伺った方
マネージャー/米国公認会計士
實原和希 様

株式会社 I-GLOCAL 東京事務所
ベトナム初の日系会計事務所として、ベトナム進出日系企業をサポートするI-GLOCAL。本日は實原様から、NINJA SIGN導入による具体的な効果や、今後の活用について伺いました。
課題
  • 契約書業務のための出社の削減
  • 煩雑な契約管理業務の削減
効果
  • リモートでスムーズな契約締結を実現
  • 検索機能も付いたクラウド上での契約管理

事業内容について

I-GLOCALグループは2003年にベトナム初の日系会計事務所として創業しました。現在ベトナムに3拠点、カンボジア、東京に1拠点ずつの計5拠点を構えています。従業員は約300名、年間顧客数も1,000社(うち9割は継続顧問先)を超える規模となり、ベトナム最大級の会計事務所となっています。

日系企業のベトナム進出支援をメインに行っており、現地拠点の設立手続、M&A支援、会計・税務、人事労務、監査までワンストップで対応しています。2020年12月にはVPO(Vina Payroll Outsourcing CO.,LTD.)という専門子会社を設立し、人事労務系SaaS型サービスをローンチ。ベトナム進出企業のDX支援を本格的にスタートしました。

NINJA SIGNを選んだ理由

一番の決め手は、営業担当の方のフォローアップが素晴らしかった点です。

NINJA SIGNリリース当初から使っていますが、定例ミーティングで、新機能のご案内や日々の業務で感じた改善点についてディスカッションし、「一緒に解決していこう」という姿勢にいつも助けられています。

また、現在NINJA SIGNは英語/ベトナム語にも対応しているので、弊社のベトナム拠点でも活用しています。

NINJA SIGN導入前の課題

弊社ではコロナ禍以前からリモートワークを推奨しており、あらゆる業務のDX化を推進してきました。

その中でも契約締結業務については、顧客数も多く内容も多岐にわたるため、毎回の契約書の印刷、製本・印紙貼付、捺印、郵送の到着確認と、事務手続の手間が非常に大きく、電子契約化は重要な課題でした。

また、締結後の契約書管理についても、原本保管の量が多いため内容確認に時間を要するなど改善すべき点が多々ありました。

自社のみならず顧客の手間とコストも大幅削減

NINJA SIGNを導入してから、コストや手間の削減をとても実感できています。

郵送代、印紙代のコストはもちろんのこと、何より製本や捺印などの事務手続の時間と手間を削減できたことに効果を感じています。リモートでも契約締結まで全て完結することが可能になりました。

また、顧客側でも、NINJA SIGNへの登録不要で簡単な操作のみで締結が完了できるので、電子契約を依頼するハードルが低いことも有難いです。電子契約を利用したことがない企業でも難なく締結完了まで行うことができ、印紙不要である点にも喜んでいただけました。

フルリモートでの契約管理

契約管理についても、過去契約も含めて全てPDF化し、NINJA SIGNのシステム内に電子保管する体制へと移行しました。
NINJA SIGN内での保管とすることで、検索機能も活用できるため、契約書を後から探すことも容易となりました。

弊社はベトナムにも拠点があるため、契約内容の確認を日本‐ベトナム間で行うことも多いですが、こういった確認作業もリモートかつスピーディーに行えるようになり大幅な業務改善になりました。

今後の活用について

NINJA SIGNを導入して1年以上が経ち、電子契約のメリットを実感している最中ですが、一方で、まだまだ日本の社会全体には電子契約が浸透していない印象も受けています。実際にNINJA SIGNでの締結を顧客に依頼しても、「電子契約は会社の方針で不可」という回答も非常に多く、NINJA SIGNで締結完了まで行えるケースは現状で半数以下です。

コロナ禍も後押しし、企業のDX化が増々活性化してくるかと思うので、より多くの企業に電子契約が浸透することを願っています。弊社でも早期に全件電子契約で完結できるよう、顧客への周知も進めていきたいと思います。

また、先に述べたように、弊社はベトナムで人事労務のSaaS型サービスを展開し、ベトナム進出企業のDX化もサポートしています。ベトナムでも現在は紙の契約書が主流ですが、今後は電子契約が急速に拡大していくことが予想されます。ベトナム語対応も実現しているNINJA SIGNと共に、ベトナム進出企業のDX化を強力に推進していきたいと思います。

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イメージ:NINJA SIGNのインターフェース

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