派遣スタッフへの月200枚の書類を電子化へ
業務効率化で生まれた時間の使い道とは

株式会社KDP 南大阪営業所



お話を伺った方
南大阪営業所 所長
東口 様
株式会社KDP 南大阪営業所
大阪を中心に、人材派遣業を展開する株式会社KDP。全社で社員数は約40名で派遣スタッフは約400名が在籍。物流請負では大阪実績No.1を誇る。その拠点の1つである南大阪営業所の所長 東口様にNINJA SIGNの活用例、その効果についてお伺いしました。

課題
  • 派遣スタッフとの契約書業務の時間削減
  • 毎月200枚の通知書を郵送する費用の削減
効果
  • 契約業務の時間を、売上のための時間へ
  • 毎月200枚分にかかっていたコストカットを実現

事業内容について

株式会社KDPは大阪を中心に人材派遣業を行っており、南大阪営業所には派遣スタッフが約100名在籍しています。
私は南大阪営業所の責任者をしており、派遣スタッフの面接や、派遣先の顧客企業への対応を行っています。

導入のきっかけは、派遣スタッフへの膨大な郵送コスト

人材派遣業を営む弊社の場合、派遣スタッフとの書類のやり取りが多く、ペーパーレス化を進めることで、契約業務の効率化を図る必要がありました。これまで、契約書は郵送しており、郵送コストの削減が課題でした。

加えて弊社では、労働条件通知書と就業条件明示書の2種類の書類を派遣スタッフと取り交わす運用になっており、毎月200枚の発行・交付作業が発生していました。そのため、郵送費用は当然ですが、契約業務の時間も、毎週非常にかかっていました。書類の手配に限らず、届いたかの確認をメールやLINEで個別に行う必要があったためです。

また、書類を受け取るために来社いただくこともありましたが、派遣スタッフに手間をかけてしまっていると感じていましたね。

金額・使い勝手の「手軽さ」がNINJA SIGN導入の決め手

電子契約サービスを3社比較し、金額面からNINJA SIGNに決めました。
比較した中で、NINJA SIGNとその他では倍近く、金額に差がついていました。

そして何よりも、使い方がシンプルで手軽なことが非常に良かったです。

当初、電子契約サービスは複雑だろうと考えていたのですが、実際に使用してみると、複雑さを感じることは全くありませんでした。部下に使い方を説明する際にも、すぐに飲み込んでもらうことができ、改めて手軽さを感じています。

用意していただいたマニュアルも、使用する必要がない程です。既に1年以上利用していますが、操作画面上に表示される質問機能が必要になったのは1回のみですね。

また、テンプレートを利用できるので、契約書作成担当者が、法律の専門知識を持つ必要はありません。

契約書業務の時間を、売上を作る時間へ

NINJA SIGNを導入し、契約業務の工数が大幅に変化したと感じます。

従来は、印刷し、封筒に入れ、送付するのが基本でした。これをNINJA SIGNにより、通知書の作成から送信まで一括で行う体制に変更しました。それにより、契約業務にかかる時間を、半分以下に削減できたのではないでしょうか。

営業担当者がこれまで契約業務にかけていた時間を、新規開拓や、スタッフと派遣先企業のマッチングにあてることができ、売上を作るという観点でもかなり改善できました。

削減できた工数で、1人1人が担当するスタッフの数を増やすことが出来るようになりました。今では、違う現場の手配業務も担当しています。

今後は企業との契約書にも電子契約を拡大

お取引企業から、「電子契約はありませんか」と尋ねられたことがあり、企業間の契約にも一部電子契約を導入しています。

その他の企業の方とも、電子契約導入に向けて話を進めています。電子契約に対する苦手意識から導入が進まないということはありません。

ですが、電子契約を今まで使ったことがないという企業の方もいらっしゃいます。そこで私たちとしても、押印が不要であることや保存方法について、積極的にご案内している最中です。

ハンコから、より手軽な電子契約へ

正直、契約書に限ってはハンコが必要なのではないかと考えていた部分がありました。
一方で通知書は、法律上ハンコがいらないことを予め知っていたので、電子契約に抵抗や難しさは感じず、導入することは簡単でした。

実際に企業との契約でNINJA SIGNを利用してみて、ハンコがなくてもきちんと証跡を残すことができるとわかり、電子契約でも問題ないのではないかと感じます。

ただ、契約を交わす先方企業によって理解度は異なり、「契約書にハンコは必要」と思われている方も中にはいらっしゃいます。今後、私たちが得られた効果も踏まえて、電子契約での締結を快諾いただけるようお伝えしていこうと考えています。

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イメージ:NINJA SIGNのインターフェース

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