契約業務に悩まされた株式会社シゴラボ
自社に適した機能活用で営業の生産性を最大限向上　

株式会社シゴラボは、20代向けの人材派遣・人材紹介が事業の中心です。社員は約150名在籍しており、大半を派遣社員が占めています。
現在は、在籍する130名の派遣社員の有期雇用契約締結および就業条件明示書にNINJA SIGNを活用しております。

私は、長年この業界に携わる中で、紙での事務作業に不毛さを感じていました。
そのような中、近年拡大している電子契約を耳にしました。「電子契約を導入することで、紙での事務作業を効率化できるのではないか」と考え、NINJA SIGNの検討を始めました。

5社と比較する中で、弊社として一番良い使い方ができるという理由でNINJA SIGNを選びました。
様々なサービスがあるなか、機能に求められるのは量ではなく相性です。使わない機能が搭載されていても仕方ありません。

弊社には「Wordテンプレ機能」が重要と考えたことが、NINJA SIGNを導入した決め手です。

導入にあたり、労働条件書類の運用を、相手の押印が必要な契約書型から、押印不要の通知型に変更しました。
営業担当の方に、そのような運用が可能だと教えて頂いたことがきっかけです。

この業界では、多くの企業が契約書の回収漏れに悩まされています。押印が必要な紙での契約は、メールやLINEでの頻繁なリマインドや、直接回収に出向くことで対策を行うしかありませんでした。

この運用に課題を感じ、一方通知型である就業条件通知書に運用を変更しました。

NINJA SIGNを導入し、運用を変更したことで、従来とは雲泥の差がついています。

毎月50~60名の書類を回収するためのコストは非常に大きいものでした。回収したからといって、利益が上がるものでもありません。導入後は回収漏れを気にする必要が一切なくなり、契約業務にかかっていたコストが大きく削減されました。

中でも、テンプレートとCSVファイルにより、通知書を一括作成できる機能のおかげです。
一枚ずつ氏名や給与を入力する手間が解消し、非常に効率的に業務を行うことが可能となり、感謝しています。

また、契約相手の方も、書類をやり取りする手間が解消され、双方にとって有益な効果が出ています。

現在では、有期雇用契約である約130名の派遣社員の就業条件明示書、そのすべてに対してNINJA SIGNを活用しています。

導入により書類作業にかけていた工数を大幅に削減することが出来ました。

ひと月で30時間は削減できたのではないでしょうか。そのため、本来営業がやるべき業務に時間を割けるようになりました。

派遣スタッフを担当する営業は、約70名を1人で担当しています。派遣先企業を担当する営業は、1人で毎月30社を担当しています。これらの対人業務が、一番工数をかけるべきであり、本来一番重要な所です。
事務作業の削減で創出された時間で、これらの業務の準備を手厚く行うことが出来ています。

引き続き、極力まで事務作業を減らすことで、営業の方には本来やるべき仕事に注力してもらいたいと思います。

現在は就業条件明示書が主なNINJA SIGNの利用先ですが、入社時の誓約書への活用も検討しています。

また、NINJA SIGNの利用を企業間の契約にも拡大を進めています。
長年紙での事務作業に煩わされてきた自身の経験からも、早く電子契約が普及してほしいと願っています。