契約の課題が営業の売上にも影響
解決につなげた電子契約の導入方法とは

株式会社ベストマッチ

事業内容
  人材採用支援(求人媒体の運用支援)
社員数
  約60名
契約管理担当
  1名 (営業担当は約50名)
主な契約書
  取引契約、求人媒体の申込書、個人情報取扱契約書
契約書の発生枚数
  毎月20~30枚
管理担当 : 佐久間様

事業内容について

弊社は採用支援を中心に様々な人材サービス事業を展開しています。そのため、発生する契約書には、採用を支援させていただく企業様との取引契約、求人媒体活用の支援に必要な申込書や個人情報取扱の契約書があります。中でも申込書は一番数が多い書類です。

営業50名ほどに対して、毎月20~30件の契約書が発生しており、契約管理は私1人で担当しています。事業が拡大する中で、毎月の契約書数は増える一方、契約管理が追いつかなくなっていました。

契約業務の遅れが、本業の売上にまで影響

一番の課題は契約締結までのスピードでした。

契約書を社内で準備することに時間がかかり、先方への送付が遅くなっていました。そのため、合意した当日のうちに契約締結することができず、営業担当者には負担だったと思います。月末は特に、契約締結が間に合わず、今月の売上にならないことがありましたからね。

今振り返ると、紙の契約書にかかっていた費用も、無視できない程だったのではないでしょうか。

1通あたり30分程度の工数がかかっており、往復280円の送付代が月30件分。紙やインク等、その他にかかる費用もあります。トータルで見ると、非常にインパクトがある費用です。

切り替え可能な書類から電子契約へ

いきなり全ての契約書を電子化するのではなく、すぐに電子化可能な契約書から進めました。一部の契約書が、既存のフォーマットのままでは電子化できず、変更を行う必要があったためです。ですので、全ての契約書を電子化するまでにかかった期間は2~3ヶ月程でしょうか。

取引先へは、「契約は電子で行うものですよね?」と、サラッとご提案させていただいていました。当然、電子契約の使い方が分からない場合は連絡をしていただいていましたが、8割は問題なく、電子契約を利用していただいています。残りの2割は、使用法が分からないというケースですが、事前にNINJA SIGNのスタッフが用意してくださったマニュアルをお渡しすれば解決します。

管理担当も、営業担当もNINJA SIGNの効果を実感

電子契約の導入によって、合意したその日のうちに、契約締結を行うことが可能になりました。
これにより、営業担当者は、売上を月末ギリギリまで作ることができています。

管理担当である私にとっては、1通あたりの作業時間が数分に短縮されただけではありません。書類の回収や再送などに割かれていた時間も、削減することができました。

空いた時間で新たな業務に手が回るようになっています。
今まで整理できていなかった業務、契約内容のきちんとした精査、を行うことができています。

紙文化・ハンコ文化に対して思うこと

契約書の電子化は、やろうと思えばすぐにできることです。従来のハンコや押印は、日本らしい文化ですが、時代に合わなくなっているように感じます。電子でできるものは、電子で行うことで便利になります。何より、電子契約のスピード感を一度知ってしまうと、従来の紙での契約には戻れません。

紙と電子契約の併用期間中、現場から「こっちの契約書はまだ電子化されないの?」と催促されるほど、全社的に電子契約の効果を実感しています。

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イメージ:NINJA SIGNのインターフェース

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