面倒な業務を削減し、先端的な事務所へ

税理士法人アピロ

事業内容
  税務・会計における顧問業務/コンサルティング業務など
社員数
  
8名
主な契約書
  税務会計顧問契約書、財務コンサルティング契約書、
  確定申告や決算、年末調整のみの業務委託契約書、補助金
  助成金 申請サポート契約書など
契約書の発生件数
  月20枚程度
所在地
  兵庫県
URLhttps://apiro-tax.com/

代表社員
新酒 様
課題
  • 急激な事業拡大に伴い、
    一連の契約業務を紙で対応するリソースがないほど逼迫。
  • 時間的コストに加え収入印紙や切手、保管コストが増加。
効果
  • 「作成」~「回収・保管」まで1契約あたり15分程度掛かっていた業務が2-3分に削減。
  • 差し戻し対応含め、郵送や保管に掛かるコストの大幅削減。

事業内容について

スタートアップの企業様を中心に、税務会計に関して顧問業務からコンサルティング業務、
資金調達業務、FP業務、M&A業務、相続業務、経営管理アウトソーシング業務など幅広く提供しております。
2020年4月に開業し、事業拡大に伴い2022年1月に法人成りをしました。
税務会計だけではなく、認定支援機関業務や財務支援などの付加価値支援を積極的に支援しております。

税務会計顧問契約書や採用内定通知書など、社内外問わず多くの文書が連日業務上発生します。

面倒な契約業務を削減したい

事業の拡大につれて、紙での契約業務に対応しきれなくなってきたことが導入を考えたきっかけです。
ありがたいことに新規のお客様のご契約数が日々増加しているのですが、紙での契約対応に割くリソースが無い一方、
その業務のために人員を増加させるのも避けたいと考えていました。

まずは契約書を作成し、付箋でお客様への署名/押印箇所をご案内した後、
収入印紙/切手の貼り付けなどの諸々の業務を行い投函します。
その後、お客様にその契約書を返送いただき、不備がある場合は差し戻し対応をするなど
数多くの手間が発生します。

全ての工程に掛かる時間は1契約あたり15分程度で、時間的コストに付随して収入印紙や切手のコスト、保管の場所も必要です。
このような事情から早急に電子化したいと考えていました。

決め手はコストパフォーマンス

電子契約サービスの選定を進める中で重視したのはコストパフォーマンスです。
用途として想定していない機能がついていて費用が高くなるサービスは求めていませんでした。
それよりも、Wordでのテンプレート登録機能やフォルダ機能など、
業務に必要な機能のみを備えていることと、費用対効果の高さを重視していました。
具体的に発生している工数と、導入後の工数を試算したところ、
毎月高い費用対効果が出ると見込めたためfreeeサインを導入することに決めました。

無駄な時間を付加価値の高い業務へリソース転換

freeeサイン導入後は、1契約あたりに掛かる時間が3分程度にまで削減できました。
もちろん印紙代、切手代も掛かりませんし、保管の場所も不要です。

テンプレートを登録する際、編集すべき項目が設定でき、
入力項目は必須化設定ができたり数字・テキスト・日付等の種類も豊富です。
その結果、お客様ごとの契約書の作成作業が漏れなく且つ効率的に対応できるようになりました。
また、自動でリマインドが送られるので、お客様の返送漏れを防ぐことができています。
さらにステータスごとに契約書を表示できるため、Excel等で管理する必要がありません。
視認性にも優れており、契約書を確認する時間を大幅に削減することができました。

差し戻しが必要な場合においても、これまでは上記の業務を再度行う必要があったのが、一切不要になりました。
総じて、従業員が無駄な事務業務に従事する時間が大幅に削減でき、付加価値の高い業務へリソース転換ができました。

一番嬉しいことはお客様に喜んでいただけたこと

お客様からは非常に好反応でした。
お忙しい中、「開封・押印・封入・投函・送りました連絡等」していただく時間を一切かけることなく契約が可能となるため、お客様のご負担を減らすことができました。
「本当に忙しい時期が続いていて、契約書のやり取りに時間を充てれていなかったから、
出先でも簡単にできる電子契約で助かった。」と仰っていただけたのは嬉しいですね。

少しでも面倒なやり取りをしたくないお客様が多いという印象がありましたので、営業時にご成約後の流れをご説明する際に、
freeeサインを用いた電子契約である旨をお伝えし始めてから、成約率も上りました。
そして、「先端的なクラウド会計事務所」という認識をもっていただくこともできました。

社内では、採用関係のデリケートな情報が記載された文書を内定者とやり取りをする際も、
紙でやり取りするよりも紛失リスクや漏洩リスクを抑え、
セキュリティ万全の状態でやり取りできるため、freeeサインを用いています。
採用関係の文書を内定者に送付したところ
「先端的な取り組みをされている事務所で大変ワクワクします」と言ってもらえました。
このようなことから、ブランディングにも繋がっていると感じています。

別の場所で勤務している役員間のやり取りもfreeeサインを用いています。
例えば総会で合意した事項を記載した同意書もfreeeサインで対応しております。
経理・人事・総務・マーケティング・営業・実務・経営、ほぼ全ての領域で効果が絶大と感じています。

税理士業界の電子化状況と想い

freeeサインの魅力の一つとして「直感的で分かりやすい」という点があります。
もちろん他サービスが分かりにくいわけではありませんが、細かい仕様が非常に分かりやすく、
ITに不慣れでも使いこなすことができると思います。

税理士の過半数が60歳を超えており、平均年齢も60歳前後という業界であり、電子化はまだまだ進んでいない印象です。
電子契約の導入に当たり、セキュリティや法的効力、
使いこなせるかどうか等に不安を感じられる方が多いと考えておりますが、
弊社ではこれらの点も安心してfreeeサインを利用しています。

社内外問わず、全ての文書を電子化していきたいですね。

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